Эксπир
Регистрация / Вход

Чем руководствоваться при написании отчетов

26 августа 2013, последнее обновление 21 сентября 2016
Какие документы необходимо использовать для написания отчета, чтобы безболезненно сдать очередной этап работ.

Не будем томить, вот он, список документов, которые вам понадобятся при написании отчета:

  1. Государственный контракт на работы (условия приемки-сдачи работ, техническое задание, календарный план работ).
  2. Порядок приемки работ (этапов работ) по государственным контрактам, заключенным в рамках федеральной целевой программы Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2007-2013 годы (на сайте ФЦП или на сайте дирекции).
  3. Состав отчетной документации, формы приложений к отчету, методические рекомендации (ссылки те же, что и в предыдущем пункте).
  4. ГОСТ 7.32-2001 - правила оформления научно-технических отчетов, которыми следует (читай – обязательно необходимо) руководствоваться при оформлении курсовых и дипломных работ.

Госконтракт

Для начала прочитайте госконтракт. В самом первом пункте «Предмет государственного контракта» содержится название проекта и программы, по которой получено финансирование. И то и другое нужно полностью (!) указать на титульном листе отчета.

Следующий нужный вам пункт Госконтракта – Порядок сдачи и приемки выполненных работ, где подробно прописан порядок перемещения уже подготовленных отчетных материалов. Обратите внимание, что результат проекта оформляется актом сдачи-приемки выполненных работ/этапов работ. Этот документ и подписание его заказчиком и есть результат вашей отчетной деятельности. Если подписан акт, будут деньги по госконтракту. В этом пункте написано, что отчетные документы должны быть в письменной форме переданы заказчику. Скорее всего, в госконтракте написано, что отчет нужно предоставлять в двух видах – в бумажном и электронном. Что в результате проверки отчета могут возникнуть замечания к работе. И что исполнитель должен их устранить за свой счет. И обязательно загляните в пункт «Ответственность сторон», где написано про неустойку в случае несоблюдения сроков. Этот пункт может выглядеть так: за нарушение установленных календарным планом сроков выполнения этапов работ исполнитель уплачивает заказчику неустойку. И далее указаны размер неустойки, способ ее расчета.

Нарушение установленных сроков доказывается на основании даты подписания акта сдачи-приемки. Если она сильно позже, чем окончание этапа проекта, то сроки нарушены. Комиссия по приемке работ выносит предупреждение или штрафует, если сдать отчет на пять дней позже, чем положено. Чаще всего, заказчик и исполнитель приходят к разумному компромиссу, но случаи выплаты неустойки со стороны исполнителя тоже, говорят, были.

Далее внимательно прочитайте в госконтракте Техническое задание (ТЗ) и познакомьтесь с календарным планом (КП). Оба документа станут вашими настольными книгами на все время ведения госконтракта. Внимательно изучите информацию о текущем этапе проекта и сроке его окончания. Как только вы ее увидите, то сразу сможете определить последнюю дату сдачи отчета. Допустим, вы готовите отчет по этапу за период 10.01.2013 – 31.05.2013. Значит, сдать отчет нужно не позднее 31.04.2013.

Главное – помните, что в запасе у вас должно быть не менее двух месяцев до окончания этапа. Первый месяц – собственно на подготовку отчета, второй - на его экспертизу заказчиком. Несколько непривычно: до окончания этапа проекта еще месяц, а отчет по нему уже должен быть готов. Это означает, что исполнителю необходимо приступить к работам как можно раньше, сделать все самое важное заранее и не откладывать ничего на потом. Работа по госконтракту отличается очень жесткими сроками, что приучает к дисциплине. Законодательно выполнение НИР и ОКР регулируется Гражданским кодексом, часть 2, глава 38.

Вернемся к госконтракту, где остался последний интересный пункт - «Дополнительные условия». Оттуда можно почерпнуть, например, что один экземпляр отчета следует предоставить в «Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти» (ЦИТиС) в соответствии с требованиями Федерального закона от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями от 27 декабря 2000 г., от 11 февраля 2002 г., от 26 марта 2008 г. № 28-ФЗ) и постановления Правительства Российской Федерации от 31 марта 2009 г. № 279.

Или что при публикации результатов работ или демонстрации их на выставке исполнитель должен сослаться на заказчика и программу. То есть указать, на чьи деньги выполнялась работа. В начале ФЦП ИР многие участники не указывали источник финансирования, да и сейчас еще не все это делают. Формально это нарушение госконтракта. Такие публикации и показы могут не засчитать. А без публикаций контракт окажется невыполненным, что может привести к штрафным санкциям. Самое время поинтересоваться у коллег, какие публикации они подготовили или готовят по данному проекту, а также указали ли они ФЦП как источник финансирования. Если нет, то, возможно, еще не поздно это исправить. Пример ссылки на источник финансирования: Работа поддержана Минобрнауки России в рамках ФЦП «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2007–2013 годы» (госконтракт № ХХ.ХХХ.ХХ.ХХХХ).

Кстати, возможна и другая крайность: в одной публикации прописывается поддержка несколькими контрактами. Это бессмысленно. Все равно ее учтут лишь один раз, и при этом придется писать дополнительные бумаги, гарантирующие, что статья не учитывалась при отчете по другим контрактам. А проверить, так это или нет, при помощи Системы экспертиз ответственные сотрудники дирекции НТП, представители минобрнауки или мониторы смогут очень  легко.

Возможно, в вашем договоре будут и другие дополнительные условия.

Порядок приемки работ

Теперь откройте документ, который называется так же, как и одна из глав Госконтракта - Порядок приемки работ (последний файл в списке). Только убедитесь, что это последняя версия документа. Так, на момент написания этого руководства действует Порядок приемки, утвержденный в 2013 году замминистра А.Б. Повалко. Прочитайте раздел 4 «Предъявление отчетной документации и ее предварительное рассмотрение». Скачайте нужный вам перечень из приложений 1.1 – 1.4, откройте. В каждом из перечней указаны формы, которые нужно заполнять именно по данному типу работ (научно-исследовательские - НИР, опытно-конструкторские - ОКР, опытно-технические - ОТР и прочие). Также скачайте методические рекомендации по заполнению отчетов о расходовании внебюджетных средств и по индикаторам (приложения 31 и 32). Теперь можете скачивать нужные формы (2-30) и заполнять их. Если список большой, можете скачать все одним архивом и выбрать нужное.

Поначалу список вызовет у вас оторопь, но не спешите ругаться. Некоторые формы вам могут и не понадобиться, например, если в проекте не проектируется АСИ или база данных, не проводятся испытания программы или устройства, не разрабатываются ТЗ. Но и отбросив лишнее, вы поймете, что пакет отчетных документов получается весьма внушительный, и лучше приступить к его формированию как можно скорее.

Система Orphus Если Вы заметили ошибку, выделите её и нажмите Ctrl + Enter.

____________________

Ctrl+Enter
Esc
?

Комментарии

Для того чтобы оставить комментарий, необходимо войти в систему или зарегистрироваться.