Эксπир
Регистрация / Вход

Подготовка отчетной документации

14 октября 2014, последнее обновление 05 декабря 2016
Советы по подготовке отчетных материалов от вопросов по индустриальным партнерам до работы в системе экспертиз.

В начале октября в Москве прошла серия консультационных семинаров по подготовке отчетных материалов по ФЦП «Исследования и разработки 2014–2020». По итогам мероприятий «Экспир» публикует вопросы участников мероприятия и ответы, которые дали эксперты:

  • руководитель «Управляющей компании ЦТТ – Северо-Запад» Ковач Сергей Борисович,
  • заместитель директора ГУ Государственная дирекция ЦНТП Шуртаков Константин Владимирович,
  • ведущий бизнес-аналитик компании Naumen Максим Седельников,
  • ведущий специалист-эксперт ОАО «Военно-инженерная корпорация» Бычков Александр Владимирович.

Об индустриальных партнерах

По договору с индустриальным партнером нам предоставляют отчетные документы по внебюджету в конце этапа. О квартальных отчетах мы не договаривались, как здесь быть?

Внебюджетные средства фигурируют в плане-графике работ, там полугодовая отчетность. В квартале у вас нет ни возможности, ни необходимости сверять эти цифры. Однако нюанс заключается в том, что всю отчетность предоставляете именно вы. Ваша ответственность – это предоставление всех этих данных. Говорить о том, что индустриальный партнер что-то не предоставил, какие-то показатели не озвучил, –  это несерьезно. Это ваше обязательство по соглашению о предоставлении субсидии.

У нас нет индустриального партнера, есть только иностранный партнер. В бланке отчета предусмотрено место для подписи индустриального партнера, как нам с этим быть?

Отчетность по 2.1.22 с учетом иностранного партнера оговаривается в конкурсной документации в проекте календарного плана – это аннотационные отчеты. Их вы получите, материалы, которые в нем изложены, вы легко можете внести на соответствующем этапе в систему. Сам отчет нужно приложить  с помощью кнопки «Файлы». Подпись иностранного партнера здесь не нужна.

В договоре с индустриальным партнером есть перечень работ, выполняемых индустриальным партнером за счет собственных средств. Однако монитор нам сказал, что работы должны выполнять мы, так ли это?

Мероприятия 1.2, 1.3 и 1.4 предполагают наличие индустриального партнера. Индустриальному партнеру позволяется участвовать в выполнении проекта за счет средств внебюджета. Если он это согласен делать, и об этом договариваются две стороны, то они фиксируют эту договоренность в соглашении. Речь идет не о работах вообще, а о работах из плана-графика, который является приложением к соглашению о предоставлении субсидии. Если индустриальный партнер подписался на выполнение части этих работ за счет внебюджетных средств, то он взял на себя эту обязанность, должен это выполнить и предоставить вам (получателю субсидии) отчет о выполненных работах. Это делается для того, чтобы вы могли этот отчет использовать в своем отчете перед Минобрнауки. Как вы договариваетесь о взаимоотношениях между собой, это вопрос ваш. Министерство он интересовать не будет. Здесь важен результат: работы по плану-графику должны быть полностью выполнены и оплачены в соответствии с тем объемом средств из внебюджетных источников и собственных средств индустриального партнера, который зафиксирован в соглашении.

Что является отчетной документацией при работе с индустриальным партнером, нужен ли договор?

Договор не является отчетной документацией. Он является организационно-финансовым документом, подтверждающим обязательства партнеров. От индустриального партнера в рамках выполнения вами соглашения есть справка организации-индустриального партнера о том, что у него либо есть замечания к тому, как выполнены вами работы, либо их нет. Все остальные документы он предоставляет вам для того, чтобы вы могли отчитаться. Индустриальный партнер не является стороной исполнения соглашения перед Минобрнауки. Вам нужно проследить, чтобы вы получили необходимые материалы в срок.

Предприятие-партнер разрабатывает конструкторскую документацию. В каком виде он передает нам эти данные?

Все зависит от того, как вы договоритесь. Это решается вами в двухстороннем порядке.

Индустриальный партнер направляет средства на проведение научных исследований, он заключает договор с организациями, которые проводят исследования параллельно нашим. По той же тематике, но немного в другом направлении. Могут ли возникнуть с этим проблемы?

Когда вы договаривались с индустриальным партнером, и он планировал финансировать научное исследование, то речь шла об исследованиях, которые являются частью проекта. Они должны быть записаны в вашем плане-графике. Эти работы вы передаете на исполнение ему и получаете результат. Если ему для выполнения этих работ потребовались еще какие-то исполнители – это его проблемы. Также это проблемы вашей договоренности – разрешаете ли вы ему это? Но средства партнера, направленные на проведение «параллельных» исследований не могут быть зачтены как внебюджетные средства по выполняемому проекту.

После предоставления индустриальному партнеру исключительной лицензии по требованию Минобрнауки индустриальный партнер обязан предоставить безвозмездную простую неисключительную лицензию на использование результатов проекта. То есть государство в какой-то момент может просто забрать себе все результаты?

В этом пункте заложена возможность использовать полученный результат работы, профинансированной за счет бюджета. Речь идет о государственных нуждах для выполнения какой-то другой работы. Это применяется, если возникают вопросы, решение которых связано с использованием таких результатов.

Как индустриальный партнер должен отчитываться о проделанной работе, если он привлекает к исполнению своих задач сторонние организации?

Для вас важно, чтобы был отчет о работах, выполненных за внебюджетные средства. Только о тех работах, которые записаны в вашем плане-графике.

Можем ли мы привлекать по договорам гражданско-правового характера или по трудовым договорам сотрудников нашего индустриального партнера за средства субсидии?

Если речь идет о физических лицах, то можете.

Наш индустриальный партнер в рамках внебюджета выполняет часть работ из календарного плана, не привлекая нас. Какими свидетельствами он должен подтвердить, что данная работа сделана?

Если это указано в календарном плане работы, и там записана эта организация как исполнитель, это должно быть в виде соответствующего отчета.

Насколько по мероприятию 1.3 аффилированность индустриального партнера и заказчика является отсекающим фактором?

Здесь все дело в обороте бюджетных средств. Когда бюджетные средства получает исполнитель, за счет аффилированности он передает их индустриальному партнеру, а потом получает снова. Наша задача – не научить творческий и исследовательский коллектив работать на финансовых рынках с жульническими схемами, а научить этот коллектив работать с реальным сектором и теми бизнесменами, которые готовы вкладывать часть своих ресурсов в научные исследования и разработки. Если есть аффилированность, но объективно все правильно, это не является, на мой взгляд, отсекающим фактором. Жесткого раздела для большинства конкурсов нет. Аффилирующая структура не должна быть индустриальным партнером и соисполнителем одновременно.

Такие требования по аффилированности распространяются на мероприятия 1.4?

Таких проектов мало, и они относятся к реализации технической политики соответствующих ведомств. Поэтому там более жесткие условия.

Подробнее по индустриальным партнерам...

О софинансировании

Получатель субсидий имел определенный план закупок, план оборудования, которое приобретается. Индустриальный партнер показал, что он выполнит те или иные работы, сделает то или иное оборудование. Может ли индустриальный партнер закупать оборудование и показывать его в виде софинансирования?

С оборудованием нужно быть аккуратней. В первую очередь это, конечно, касается бюджетных средств. С точки зрения средств индустриального партнера – он может сам распоряжаться деньгами. Гораздо полезнее было бы, если бы средства направлялись на выполнение прикладных научных исследований. В ином случае можно говорить о том, что он выполняет свою задачу, увеличивая капиталовооруженность. Здесь вопрос в оценке. Можно ли отнести такие затраты непосредственно к выполнению проекта? Производство ведь планируется когда-то потом. У мониторов могут возникнуть вопросы.

В конкурсной документации есть требование о внебюджетном финансировании не менее 40% для мероприятий 1.3. В требованиях сказано, что оно должно быть равномерным по всем трем годам. В соответствии с этим подавалась конкурсная заявка. После ее подтверждения монитор потребовал распределить равномерно бюджетное финансирование, соответственно, увеличилось внебюджетное финансирование на 2014 год. Насколько это правомерно?

В конкурсной документации указано, что снижение объема финансирования проекта должно происходить пропорционально по каждому году. Если вы провели снижение в нарушение этого требования, монитор попросит вас перераспределить средства. А дальше есть другое требование. Пропорции между бюджетным и внебюджетным финансированием должны быть 40 на 60%.

Если при подаче конкурсной заявки неравномерное внебюджетное софинансирование – это отсекающий фактор?

Формально в правилах написано, что такие заявки не допускаются. Но комиссия по ряду конкурсов принимали решение о том, что к конкурсу можно допустить такие заявки.

Подробнее по внебюджетным средствам...

О датах сдачи отчетов

Мы должны сдать отчетность до 10 числа месяца, следующего за отчетным , что делать, если потом выяснится, что эта отчетность не совсем корректна?

Это нормальная практика, когда в связи с выявлением ошибок или в связи с перерасчетами при сдаче очередной отчетности вносятся изменения в предыдущую. Соответствующая процедура описана в «Порядке оценки исполнения обязательств по соглашениям о предоставлении субсидии, заключенным в рамках федеральной целевой программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2014–2020 годы».

Соглашение было подписано 25 августа, 10 октября нужно делать квартальный отчет?

Да. Квартальные отчеты должны быть сформированы по всем кварталам, начиная с квартала, в котором соглашение было подписано. Даже в последний день квартала. Пускай с нулями, но отчет должен быть.

Что будет, если не представить отчет вовремя?

Если вы необоснованно в течение 10 дней просрочите представление квартальной или этапной отчетности, Минобрнауки вправе расторгнуть с вами соглашение. Соответствующая процедура описана в «Порядке оценки исполнения обязательств по соглашениям о предоставлении субсидии, заключенным в рамках федеральной целевой программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2014–2020 годы».

Подробнее про отчетность...

О заполнении отчетов

Что нужно включать в расходы на оплату труда?

Расходы на оплату труда включают в себя все, в том числе страховые взносы.

Когда можно корректировать статьи расходов – в начале этапа или по итогам этапа? Надо ли это согласовывать заранее?

Пункт 2.3.2 вашего соглашения предполагает, что в пределах 25% вы это делаете без уведомления Минобрнауки. Однако было бы правильно хоть какие-то обоснования этого поступка письменно представить. Это надо делать в момент представления квартальной отчетности.

Если оплаты не было, а работы производились, как показать это в документах?

Квартальный отчет содержит справку о выполненных работах и справку о фактических затратах. Получается, что один отчет (фактические затраты) – нулевой, поскольку подтверждения нет. Однако справку о работах все-таки нужно будет заполнять. В финансовом отчете также нужно ставить нули, это не будет означать неисполнение обязательств (в конце концов, может быть ситуация, когда работы выполнены (выполняются), зарплата начислена, но еще не выплачена – т.е., фактически расходов не было).

За квартал мы не произвели оплату физическим лицам по договорам, можем ли мы не показывать это в квартальном отчете?

Лучше показать нули, если у вас нет подтвержденных затрат. Это не страшно, главное, чтобы отчеты были. Тогда у Минобрнауки не будет к вам претензий по невыполнению обязательств по соглашению.

Отчет нужно сдать до 10 числа, однако средства еще не поступили на счет, что мы должны указать?

Если у вас не было никаких отчислений – нули.

Можно ли предоставлять прогнозные данные за последнюю часть периода?

Разумеется. У вас же нет окончательного расчета.

Соглашение было подписано 5 июня, научный руководитель решил начать работу несмотря на то, что деньги не пришли. В первые периоды у нас получилась большая зарплата, потому что часть коллектива согласилась работать с учетом того, что им заплатят только в сентябре. Сейчас в структуре зарплаты у нас получилась большая сумма, будут ли вопросы у мониторов?

Организация-монитор не обязана оценивать эти расшифровки – она их просто не видит. Никаких вопросов организация-монитор, скорее всего, задавать не будет. Если не превышена статья, это неважно.

Возможна ли коррекция плана работ без изменения общего результата?

Любые изменения возможны, все это решается через дополнительные соглашения. Однако у вас должны быть обоснования.

Подробнее о сроках...

О публикациях

Журнал принял нашу статью, однако публикация будет только в 2015 году. Подойдет ли для отчета справка о том, что статью приняли?

Засчитать справку как статью мы не сможем. Однако применить «карательные» меры к вашему проекту мы тоже не сможем.

Обязательна ли ссылка на госконтракт при защите диссертаций? Она должна быть и в автореферате и в пояснительной записке к докторской диссертации?

На этот счет нет жестких требований. Будет достаточно ссылки в автореферате.

Можем ли мы при публикации статьи ссылаться на то, что результаты получены в рамках ФЦП и еще одного гранта?

Можно. Сейчас очень много междисциплинарных исследований, которые пересекаются между собой. Если результат действительно получен за счет совместного или комплексного выполнения работ, одной из которых является соглашение, то такое возможно. Однако вам придется решить вопрос – как разделить эту статью на отчеты по соглашению и по гранту. Существенно – нельзя показывать одну и ту же публикацию по разным Соглашениям в рамках Программы.

Как можно при жизненном цикле публикации статьи от полугода до года реализовать это в течение трех месяцев при реализации проекта?

Мы вынуждены были пойти на такие меры, потому что не все участники ФЦП вели себя корректно. В первые периоды реализации предыдущей программы мы, доверяя исполнителю, просто собирали статьи. Потом выяснялось, что эти статьи за другие периоды, кроме того, вообще не относятся к теме проекта. Мы вынуждены были формализовать эти отношения.

Если статья не опубликована, мониторы будут ставить минус. Однако это не значит, что соглашение будет расторгнуто. Если вы предприняли все усилия, и у вас есть справка из редакции, что вы отдали статью, этого будет достаточно.

Будет ли засчитана статья, опубликованная до начала проекта, но по той же тематике?

Нет, такие статьи не засчитываются.

В заявке, в таблице по результатам и показателям, мы написали, что в 2014 году будет защищена диссертация. Однако диссертация была защищена до начала проекта. Будет это засчитано или нет?

Такая диссертация засчитана не будет.

Можно ли заменить публикацию патентом?

Это разные рубрикаторы, поэтому замена не получится. Однако это будет учитываться как качество проекта. Если у кого-то в требованиях не указаны публикации, патенты и диссертации, но они получаются, не скрывайте это.

О расходовании бюджетных средств

В рамках проекта возникла необходимость в повышении квалификации сотрудников, можем ли мы оплатить их обучение со статьи 226 «Прочие услуги»?

Если у вас есть достаточно ресурсов, чтобы оплатить обучение, и это необходимо для выполнения проекта, не вижу проблем.

Если мы работаем с центром коллективного пользования, который отчитывается перед Минобрнауки, это пойдет как использование оборудования ЦКП?

ЦКП – это структурное подразделение организации, которое оказывает услуги по предоставлению в пользование либо оборудование, либо оказывает услуги по проведению измерений. Если при реализации вашего проекта вы получили такую услугу, вопрос о том, попал этот спектрометр в какой-то их отчет или нет, на мой взгляд, вторичен. Если вы осуществили работу на уровне дружеских отношений, то это вряд ли зачтется. Если вы заключили с ЦКП договор, то такого типа документы являются подтверждением того, что вы использовали оборудование.

Бухгалтерские вопросы

Необходимо ли вести отдельный бухгалтерский учет?

В соглашении прописана ваша обязанность вести отдельный бухгалтерский учет.

Требуется ли загружать в систему первичную бухгалтерскую документацию?

Каждая форма отчета содержит вкладку «Файлы». Вы можете приложить туда документы, которые, по вашему мнению, подтверждают ваши расходы. Файлы необходимы для того, чтобы дополнить квартальную отчетную документацию какими-либо документами: письмами и т.д. Это нужно в случае, если возникают неясности. Всю первичную документацию размещать здесь не нужно.

Мы изготавливаем экспериментальные образцы в рамках нашего проекта. В дальнейшем куда эти экспериментальные образцы списываются? Они должны оставаться на нашем балансе или куда-то передаются?

До момента окончания работ они ваши. Потом вы должны передать индустриальному партнеру результаты работ, в том числе материальные.

Об исполнителях и соисполнителях

Может ли список исполнителей по факту отличаться от того, который был в конкурсной заявке?

Может. Жизненные ситуации бывают любые. Не очень хорошо, когда для того, чтобы победить в конкурсе, вы набрали нобелевских лауреатов, а потом в отчетах фигурируют одни лаборанты. Однако никто не говорит о том, что 100% должны совпадать люди из заявки с исполнителями проекта.

В формах есть показатель «Процент занятости», его нужно привязывать к стимулирующим выплатам?

Расшифровывающие, поясняющие документы являются аналитическим материалом для Минобрнауки. Оно бы хотело понимать, как те или иные наиболее активно занятые исследователи, научные руководители, справляются со своим объемом работы. Вряд ли нужно привязывать эти вещи, но какая-то логика должна быть.

Есть ли требования по максимальному размеру зарплаты?

Формально границ нет, однако с этим нужно быть аккуратным. Следует ориентировать на показатели средних зарплат по отраслям.

На стадии формирования документации мы не указали соисполнителей. На следующих этапах реализации проекта они могут нам потребоваться. Можно ли их потом взять на субподряд?

Если мы говорим об организациях, не связанных с выполнением прикладных научных исследований, то они оказывают вам услуги, и вы можете взять их на субподряд. Если вам нужен соисполнитель на часть ваших исследований, вы это тоже можете. Однако вы не должны нарушить ваши обязательства по смете. Вы должны уведомить Минобрнауки, ведомство не должно возражать.

Подробнее об исполнителях и соисполнителях...

Технические вопросы

Будет ли сгенерирован pdf-файл при частичном заполнении отчета?

Сейчас если заполнены не все ячейки отчета кнопка «Сохранить» не активна, поэтому сохранение невозможно. Однако вы можете внести нули или единицы и сохранить, а позже отредактировать.

Если pdf-файл сформирован, возможно ли его отредактировать?

Да, внести изменения можно. Вы можете редактировать формы и заново генерировать файлы до тех пор, пока не передадите отчет на рассмотрение монитору.

Монитору вначале отправляются не подписанные документы?

Да, это верно. Документы подписываются только после того, как дано заключение монитора и исправлены недочеты, если они есть.

Какие столбцы финансового отчета нужно заполнять?

Третий столбец – это то, что у вас запланировано в смете. Четвертый столбец – это то, что будет накапливаться по кварталам. Ни третий, ни четвертый столбец заполнять не нужно, нужно заполнять только пятый, который выделен.

При формировании списка исполнителей мы вносим туда всех, кто выполнил те или иные работы. Автоматически этот список попадает в «Индикаторы», однако там не нужны вообще все сотрудники, как с этим быть?

Есть два разных отчета: финансовый, где указаны все зарплаты, и отчет об индикаторах. Списки исполнителей для этих двух отчетах разные. В финансовом отчете вы можете указать всех исполнителей, даже тех, кто не является научными сотрудниками. В отчете об индикаторах вы можете указать только тех, кто является научными сотрудниками, а всех остальных – удалить. Тогда индикаторы посчитаются корректно. Список исполнителей  – один в системе экспертиз в этапе. В отчетах списки разные, потому что разные формы. Фомы редактируются независимо друг от друга. Список исполнителей останется неизменным.

Возможно ли ввести в систему сотрудника, который получает зарплату и по трудовому договору и по договору ГПХ?

Пока можно ввести в систему только сотрудника, который работает или по одному или по другому документу. Технически это может быть организовано в будущем, однако у проверяющих могут возникнуть вопросы.

Нужно ли публиковать отчетность где-то еще, кроме системы?

Вы обязаны будете создать либо раздел на официальном сайте либо сам сайт, если у кого-то нет. Там вы будете информировать через сеть интернет научную общественность о выполняемом вами проекте. Каждый раз, когда вы будете представлять отчетность, вы должны будете вносить изменения в содержание этих сведений.

Подробнее о работе в системе экспертиз...

Система Orphus Если Вы заметили ошибку, выделите её и нажмите Ctrl + Enter.

Материал подготовлен редакцией «Экспир». Редакция выражает огромную благодарность выступавшим за вычитывание письменной версии ответов.

Автор текста: Алёна Вотинова
Ctrl+Enter
Esc
?

Комментарии

Для того чтобы оставить комментарий, необходимо войти в систему или зарегистрироваться.

Евгения Пахомова 04 декабря 2014 в 12:50
а можно подробнее узнать об ответе на вопрос 49. А где мы обязаны создать раздел? Можно подробнее о каком официальном сайте идет речь и где это требование указано? Заранее спасибо
Показать ответы (2)
Скрыть ответы (2)
Евгения Пахомова 04 декабря 2014 в 13:06
ой все не надо, сама нашла, идет речь о п. 2.1.12 соглашения и об этой страничке на вашем сайте http://xpir.fcntp.ru/discussion/761a904ca95f438d8d4fe44f96aa386f , да?
Валерия Гаврилова 04 декабря 2014 в 16:15
Здравствуйте, Евгения!

Да, речь идет о том, что получатель субсидии обязан размещать на своем официальном сайте сведения о ходе выполнения прикладных научных исследований (проекта) в открытом доступе по форме, установленной Минобрнауки России с обновлением в соответствии с предусмотренным «Планом-графиком исполнения обязательств при выполнении прикладных научных исследований (проекта)» (приложение 2 к Соглашению).

И да, Вы нашли нужную дискуссию, все в Методических рекомендациях по публикации открытых данных.

Подскажите пожалуйста, необходимо ли предоставлять какие-то подтверждающие документы по статье "Расходы на заработную плату  и отчисления"? И если да, то какие и где выкладывать? Заранее спасибо!

Показать ответы (0)
Скрыть ответы (0)