Эксπир
Регистрация / Вход

Как избежать замечаний к отчету

26 августа 2013, последнее обновление 22 сентября 2016
Чтобы избежать замечаний к отчету, следует обратить внимание не только на содержание, но и на форму.

Готовимся заранее

Для начала запомните важные даты отчета:

  • За 60 дней до окончания этапа – приступить к подготовке отчета
  • За 30 дней до окончания этапа – загрузить отчетную документацию в систему
  • За 10 дней до окончания этапа – передать отпечатанный на бумаге отчет заказчику

Итак, вы разобрались со сроками и порядком сдачи отчета, скачали все формы и методические указания. Самое время начать готовить текст. Если у вас есть пример отчета по НИР по старым госконтрактам или прошлым этапам, то копируйте его себе и используйте как образец. Если нет, то можно воспользоваться одним из многочисленных примеров на сайтах вузов и НИИ, которые размещают документы в помощь сотрудникам. Но самый верный вариант  - взять шаблоны отчета в ГОСТ 7.32-2001 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе». В конце ГОСТа, в приложениях даны шаблоны титульного листа, реферата, списка исполнителей. Этот ГОСТ наряду с ТЗ и КП станет вашей настольной книгой на время сдачи отчета, поэтому лучше его сразу распечатать и прочитать. Ничего сложного он не предписывает, все его рекомендации легко выполнимы для любого, кто владеет программами Word и Excel на продвинутом уровне.

Соблюдаем структуру

Стандарт задает очень простую структуру отчета, знакомую всем со школьной скамьи: введение, описание, заключение. Далее – элементы форматирования (шрифты, отступы, нумерация страниц, составление списков и пр.) и требования к содержанию элементов отчета. Содержание отчета в ГОСТ 7.32 описано с помощью самых общих принципов, просто заданы рамки. Наполнить же отчет конкретикой – это и есть ваша основная задача.

К структуре и форматированию следует отнестись предельно внимательно и выполнить все(!) требования ГОСТ 7.32. Потому что наибольшее число замечаний к отчетам при предварительной проверке касается именно шрифтов, абзацев, заголовков, структуры. В ГОСТ 7.32 есть ссылки на другие ГОСТы, которые всегда можно найти в интернете. Например, нелишним будет ознакомиться с ГОСТ 7.9 «Реферат и аннотация».

Следим за содержанием

СОДЕРЖАНИЕ ОТЧЕТА ДОЛЖНО В ТОЧНОСТИ ПОВТОРЯТЬ РАБОТЫ ПО ЭТАПУ В КАЛЕНДАРНОМ ПЛАНЕ. Поэтому скопируйте список работ в отчет и назначьте им заголовки 1-го уровня – это будут основные главы отчета. К ним останется приклеить титульный лист, реферат, список исполнителей, введение, заключение и приложения. Начиная с титульного листа, правильно указывайте исполнителя (название вашей организации), название ФЦП, по которой выполняется проект, название проекта и этапа, уточните номер этапа и его даты. Ошибки в этих самых простых, казалось бы, данных очень распространены. Приведу реальные замечания, полученные авторами отчетов:

Титульный лист оформлен с нарушением требований п.6.10 ГОСТ 7.32-2001:

- отсутствует дата утверждения отчета руководителем организации.

На титульном листе отчета:

- Указать название темы в соответствии с ТЗ и п.3 календарного плана.

Проверяющие придираются даже к мелочам, например, так:

Неверно оформлен титульный лист:

- вид отчета (промежуточный) пишется по центру строки ниже наименованием темы;

- номер этапа работы пишется по центру строки ниже вида отчета.

Или

Титульный лист оформлен с нарушениями требований п.6.10 ГОСТ 7.32-2001:

- вид документа должен быть приведен прописными буквами;

- наименование НИР – строчными буквами с первой прописной;

- наименование отчета - прописными буквами;

- вид отчета (промежуточный) - строчными буквами в круглых скобках.

На титульном листе и в отчете нужно написать, что отчет промежуточный или заключительный – это требование ГОСТ 7.32. Никакой лишней информации на титульном листе, кроме указанной в шаблоне, писать не нужно. Не нужен даже номер страницы.

Список исполнителей нужно взять в бухгалтерии – это штатные сотрудники, получившие зарплату из денег госконтракта на отчетном этапе. Список нужно сформировать как можно раньше, аккуратно его заполнить, оставить место для подписей, распечатать в двух экземплярах и начать собирать подписи. Этот процесс может занять время, если исполнителей много.

ДАЖЕ НЕ ПЫТАЙТЕСЬ ПОДДЕЛАТЬ ПОДПИСИ, ЕСЛИ КТО-ТО ОТСУТСТВУЕТ, ПРОСТО ОСТАВЬТЕ МЕСТО ПУСТЫМ. ДОСТАТОЧНО ИМЕТЬ БОЛЬШУЮ ЧАСТЬ ПОДПИСЕЙ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ.

Реферат отчета оставьте напоследок. Его составляют на основании введения, списка выполненных работ, результатов и заключения.

Больше всего времени у вас займет описательная часть отчета, она же самая объемная. В главы содержания напишите все, что касается выполненных работ: цели, задачи, методики, эксперименты, результаты. Повествование глав должно быть хронологическим, текст связным и стилистически корректным.

ДЛЯ УДОБСТВА ПРЕДСТАВЬТЕ СЕБЕ, ЧТО В КАЖДОЙ ГЛАВЕ НУЖНО ДАТЬ ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ: ЧТО СДЕЛАНО, КОГДА СДЕЛАНО, ЗАЧЕМ СДЕЛАНО, КАК СДЕЛАНО И КАКОВЫ РЕЗУЛЬТАТЫ.

Вам нужно наладить контакты со всеми исполнителями и соисполнителями и попросить предоставить вам необходимую для отчета информацию. Поскольку люди могут быть в отъезде, на больничном или отсутствовать по другим причинам, то сбор информации о работах займет время. Свяжитесь с исполнителями заранее и запросите у них нужные для отчета данные. В идеале вся информация по проекту должна стекаться в единый центр (к руководителю проекту или ответственному исполнителю) и находиться всегда у него под рукой. Периодически нужно делать копии информационных архивов. Такой подход позволит избежать неприятных ситуаций, когда компьютеры выходят из строя, флешки теряются, увольняется сотрудник. Это не курсовая работа на первом курсе, когда преподавателю можно сказать, что винчестер сгорел и все данные на нем, включая ваш текст, пропал, и защиту вам отложат на месяц. Сроки сдачи отчета никто переносить не станет, а разорвать госконтракт за срыв проекта могу в два счета.

Соблюдаем форматирование

В отчет нужно вставлять все иллюстрации, подтверждающие выполнение работы: таблицы, графики, схемы, фотографии, принт-скрины, сканы документов и т.д. Правила оформления иллюстраций подробно описаны в ГОСТ 7.32.

Заголовкам глав и подглав назначайте соответствующие стили заголовков в редакторе, тогда содержание отчета собирается и обновляется автоматически.

Не забудьте вычитать текст отчета и исправить ошибки при помощи любого доступного инструмента. Хорошо бы не полениться и отправить текст корректору. В любом случае, как бы вы ни спешили, не отправляйте отчет и документы к нему, не перечитав написанное, не исправив ошибки, не подправив элементы форматирования. Согласитесь, стыдно получить такие замечания от проверяющих:

В отчете не исправлены орфографические ошибки, например, на стр. 22

Введение содержит многочисленные стилистические ошибки. Рекомендуется отредактировать

Текст отчета прочитать. Исправить многочисленные опечатки и грамматические ошибки.

Предоставить заказчику грамотно написанные документы - не просто акт вежливости, а свидетельство профессионализма и доказательство вашего серьезного отношения к работе, за которую заплачены государственные деньги (наши с вами, между прочим, деньги, отданные государству в виде налогов).

Если какой-то момент совсем непонятен – позвоните монитору. Потому что если вы думаете, что «скорее всего надо сделать так», то, скорее всего, вы неправы.

За 30 дней до конца контракта готовый отчет со всеми документами загружаем в Систему экспертиз.

Система Orphus Если Вы заметили ошибку, выделите её и нажмите Ctrl + Enter.

____________________

Ctrl+Enter
Esc
?

Комментарии

Для того чтобы оставить комментарий, необходимо войти в систему или зарегистрироваться.