Эксπир
Регистрация / Вход

Все, что вы хотели знать о ежеквартальной отчетности

30 сентября 2014, последнее обновление 05 декабря 2016
Вопросы, касающиеся квартальной отчетности от технических требований до структуры и индикаторов.

В Москве прошел обучающий семинар «Вопросы подготовки отчетных материалов по государственным контрактам и соглашениям, заключенным в рамках федеральной целевой программы «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2014-2020 годы» - ФЦП ИР. Он был посвящен мероприятиям 1.2 и 1.3. «Экспир» публикует доклад ведущего бизнес-аналитика компании Naumen Максима Седельникова, который рассказал об оформлении отчетных материалов в Системе экспертиз, через которую происходит документооборот ФЦП ИР.

Технические вопросы

В Системе экспертиз реализован функционал сбора ежеквартальной отчетности по программе «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2014-2020 годы». В новой программе предполагается два вида отчетности. Первый – это та же этапная отчетность, что и в предыдущей программе. Она подается в конце каждого этапа, проходит экспертизу, согласуется с организацией-монитором и дирекцией.

Процедура подачи этапной отчетности такая же, как и была: вы заходите в Систему экспертиз, создаете карточку отчета и загружаете туда все необходимые документы в виде файлов. Файлы создаются обычным способом – через word-документ, который Вы после заполнения печатаете, подписываете, сканируете и загружаете в систему.

Второй и новый вид отчетности – ежеквартальная отчетная документация. Квартальные отчеты подаются не позднее 10-го числа после окончания отчетного квартала. Экспертизу они не проходят, но также согласуются с организацией-монитором и дирекцией. Мой доклад будет посвящен оформлению новой отчетности в текущей программе.

По сравнению с этапной отчетностью функционал сбора квартальных отчетов более объемный. Он автоматизирует большую часть процесса формирования и подачи отчета. Сделано это по нескольким причинам.

  • Необходимо плотно отслеживать расходование средств субсидий по требованию Министерства экономического развития.
  • Необходимо выявлять исследователей-исполнителей, выполняющих работы по проекту, отслеживать, какие именно результаты были ими предоставлены. Сюда относятся публикации, диссертации и т.д.
  • Необходимо исключить «несутевые» замечаний из процесса приемки отчета – это замечания по оформлению. В идеале мы хотим сделать так, чтобы они вообще отсутствовали, а процедура подачи отчета стала бы проще и удобнее как для исполнителя, так и для мониторов.

Квартальные отчеты подаются в Системе экспертиз в том же месте, что и отчеты по этапам. Во вкладке «Ежеквартальные отчеты» можно увидеть список ежеквартальных отчетов. Также есть вкладка «Исполнители», куда вводится информация об исполнителях проекта.

Теперь более подробно познакомимся с процедурой подачи квартальных отчетов. Квартальные отчеты подаются в конце каждого квартала до 10 числа месяца, следующего за кварталом. Исполнитель заходит в систему, создает отчет, заполняет его и переводит на рассмотрение монитору. Монитор либо загружает заключение об отчете, либо выставляет список замечаний и создает вторую версию отчета.

Если создается вторая версия отчета, из Системы экспертиз исполнителю приходит об этом уведомление по электронной почте. Он снова заходит в систему, открывает список замечаний, исправляет их и снова переводит отчет на рассмотрение.

Когда отчет приходит монитору во второй раз, он загружает свое заключение на отчет вне зависимости от того, все замечания были исправлены или нет, и переводит отчет в состояние «Дано заключение монитора».  Третья версия отчета и последующие не создаются. В системе всегда хранится не больше двух версий отчетов.

После того, как дано заключение монитора, исполнителю по электронной почте приходит уведомление о том, что есть заключение. Исполнитель после этого должен загрузить подписанную версию отчета. Для этого он скачивает файлы из системы, распечатывает, подписывает, сканирует и загружает обратно в отчет.

После загрузки файлов исполнитель переводит отчет в состояние «Размещена подписанная версия». В Дирекцию, куратору данного проекта, приходит уведомление об этом. Куратор, в зависимости от того, есть замечания или нет, либо загружает справку об отсутствии замечаний, либо (если есть замечания) уведомляет комиссию о наличии замечаний к исправленной версии отчета и запускает соответствующую процедуру, предусмотренную порядком предоставления отчетности.

Карточка отчета, созданная в контракте, содержит основную информацию об отчете: год, отчетный период, дата предоставления отчета, состояние отчета. Здесь же есть вкладка «Замечания», где можно видеть список замечаний, оставленных монитором. Также есть вкладка «Файлы», куда нужно будет загружать подписанную версию отчета, а также все остальные документы, которые необходимы для предоставления отчета.

Вторая часть карточки отчета содержит отчетные формы, которые включены в данный отчет. Здесь три формы:

  • отчет об осуществлении расходов (финансовый отчет),
  • отчет о достижении показателей результативности (отчет об индикаторах);
  • отчет о выполненной в квартале работе.

Данные каждой формы отчета можно заполнить в системе, используя обычный браузер. Данные вводятся в форму, после чего необходимо нажать кнопку «Сохранить». Эти данные будут сохранены в pdf-файле, который находится здесь же. После этого исполнитель может скачать себе на компьютер этот pdf-файл, распечатать и подписать его.

Порядком приемки работ также предусмотрены дополнительные документы для проведения экспертизы отчетов. Для них в системе нет форм, позволяющих провести заполнение прямо в системе. Такие документы нужно загружать в виде созданных исполнителями файлов во вкладку «Файлы отчетов».

Финансовый отчет

Финансовый отчет – это, по сути, набор статей расходов, напротив каждой из которых нужно поставить истраченную сумму. В форме отчета некоторые ячейки подсвечены желтым, а некоторые – белые. В те, что подсвечены желтым, можно вводить данные прямо в браузере. Белые ячейки рассчитываются автоматически - данные для них вводятся не в основной форме, а в таблицах-расшифровках, которые находятся ниже.

После ввода всех данных нужно нажать на кнопку «Сохранить», что приведет к формированию pdf-файла со всеми введенными данными.

Отчет об индикаторах

Структура отчета об индикаторах аналогична структуре финансового отчета: итоговая таблица со списком индикаторов и значением каждого, и набор таблиц-расшифровок для значений некоторых индикаторов.

Отдельно хочу упомянуть таблицу с расшифровками данных об исследователях. Здесь данные нельзя ввести непосредственно в таблицу. Все исследователи вводятся во вкладку «Исследователи» текущего этапа контракта в системе экспертиз. В таблицу загружается весь список исследователей, которые есть в контракте. Если нужно изменить какие-то данные, они меняются в этапе, если кого-то из исследователей нужно убрать, есть кнопка «Удалить», удаляющая исследователя из отчета.

Во вкладке «Исполнители» этапа есть кнопка «Добавить», которая позволяет добавлять исследователей в контракт по одному. Кнопка «Автозаполнение» в этапе контракта загружает список исследователей из предыдущего этапа. В дальнейшем мы планируем расширить функционал этой кнопки так, чтобы в первый этап контракта исследователи загружались из списка участников заявки. Это нужно, чтобы не вводить большое количество данных об исследователях.

Что нужно сделать, чтобы подать квартальную отчетность

  • Нужно заполнить отчетные формы в системе экспертиз до 10-ого числа месяца, следующего за отчетным кварталом, в частности:
    • Добавить данные исполнителей в текущий этап контракта,
    • Заполнить три формы отчета, pdf-файлы для них будут созданы автоматически.
    • Перевести отчет на рассмотрение монитора, нажав на кнопку «Отправить на рассмотрение» на карточке отчета.
  • После того, как монитор предоставит свои замечания, исправить данные отчетных форм и повторно перевести отчет на рассмотрение. Замечания доступны через вкладку «Замечания» в отчете
  • После представления монитором заключения, загрузить подписанную версию отчета, распечатав pdf-файлы 3х форм, и оповестить Дирекцию о том, что подписанная версия загружена, нажав соответствующую кнопку в на карточке отчета в системе.

P.S. Где искать инструкцию по загрузке документов в «Системе экспертиз», см. на рисунке:

Система Orphus Если Вы заметили ошибку, выделите её и нажмите Ctrl + Enter.

Материал подготовлен по итогам семинара редакцией «Экспир»

Автор текста: Алёна Вотинова
Ctrl+Enter
Esc
?

Комментарии

Для того чтобы оставить комментарий, необходимо войти в систему или зарегистрироваться.

Никита Седуш 21 октября 2014 в 18:34
Здравствуйте, квартальную отчетность необходимо предоставлять, если в отчетном квартале работы велись 1 день? Соглашение подписано в последний день квартала.
Показать ответы (1)
Скрыть ответы (1)
Редактор Сергей Ивашко 22 октября 2014 в 09:31
Я даже больше скажу - квартальный отчет за один день делать придется в любом случае. Иначе формально получится, что вы за часть работ не отчитались.
Валерия Гаврилова 21 октября 2014 в 23:03
Здравствуйте, Никита!

Да, необходимо, поскольку этот день все же входит в отчетный период, и была проделана работа, были расходы.
Показать ответы (0)
Скрыть ответы (0)
Мария Житенёва 23 октября 2014 в 12:25
Добрый день!



Подскажите, пожалуйста, нужно ли отправлять отчёты на бумажном носителе? Если да, то по какому адресу?
Показать ответы (7)
Скрыть ответы (7)
Валерия Гаврилова 23 октября 2014 в 18:52
Здравствуйте, Мария!

Отчеты также нужно отправлять на бумажном носителе в Дирекцию НТП по адресу: 123557, Москва, Пресненский Вал, 19, стр. 1, 6 этаж, ФГБНУ «Дирекция НТП»
Мария Житенёва 24 октября 2014 в 09:26
Большое спасибо за информацию!



В шапке письма-представления (И1) указано:

"Должность уполномоченного представителя Минобрнауки России

И.О.Фамилия

[В дательном падеже]

125993, г. Москва

ул. Тверская, д. 11, стр. 4"



Уполномоченный представитель-это лицо, которое подписывало наше Соглашение со стороны Министерства образования и науки РФ?

И адрес Министерства в письме-представлении оставляем, но отправляем в Дирекцию?



Заранее спасибо за Ваши ответы!
Редактор Сергей Ивашко 24 октября 2014 в 14:19
Мария, Вы меняете только то, что стоит курсивом.
Мария Житенёва 24 октября 2014 в 09:42
Нужно ли прошивать отчетность?

Хотим отправить Pony Express. Кого указывать в качестве контактного лица? Уполномоченного представителя? Или ответственного сотрудника дирекции?



Спасибо!
Редактор Сергей Ивашко 24 октября 2014 в 14:21
Если Вы отправите курьера, ему придется встретиться с сотрудниками Дирекции, чтобы те расписались за получение. Следовательно, Вам надо договориться с вашим ответственны сотрудником, чтобы дать курьеру его телефон. Тот позвонит из холла, ему выпишут пропуск и пропустят в Дирекцию

Редактор Сергей Ивашко 24 октября 2014 в 14:26
По поводу прошивки отчетности в документации ничего не говорится. Думаю, это надо смотреть в гостах. http://xpir.fcntp.ru/guide/6c996bf486674ef4bc8c1c7f2f37e57e
Редактор Сергей Ивашко 24 октября 2014 в 14:11
Мария, добрый день!

Полное руководство по сдаче отчетов как по ГК, так и по субсдиям, выложено в виде .zip-архива на соседней страничке наших обучающих материалов. Привожу ссылку: http://xpir.fcntp.ru/guide/0d62d26185dd42d18588c01c2ff0fd2c Там в п. 5 и 6 дан полный и подробный отчет: в какой последовательности и в какой форме подавать документы.
 2
Евгения Пахомова 13 ноября 2014 в 12:05
Здравствуйте, а у вас нет такой же схемы с картинками только для этапной отчетности? Заранее спасибо!
Показать ответы (10)
Скрыть ответы (10)
Редактор Сергей Ивашко 13 ноября 2014 в 12:37
Евгения, добрый день! Вы хотите увидеть такой же рассказ "от Максима", как для оформления квартальной отчетности, правильно я понимаю?
Евгения Пахомова 13 ноября 2014 в 12:40
да, хотелось бы поподробнее информацию, как создать в системе отчет по этапу и какие формы нужно заполнять? или какие документы нужно приложить, потому что форм в системе я не увидела...
Редактор Сергей Ивашко 13 ноября 2014 в 12:46
Тремя комментариями выше ссылка на полные правила оформления отчетной документации. Там и состав документов есть тоже.
Евгения Пахомова 13 ноября 2014 в 12:48
а про систему ничего нет? соглашение / отчеты / документы / отчеты / создать отчет - такая схема создания отчета по этапу?
Редактор Сергей Ивашко 13 ноября 2014 в 13:00
Я спрошу у сотрудников, которые занимаются "Системой экспертиз".
 1
Евгения Пахомова 14 ноября 2014 в 12:27
спросили?
Редактор Сергей Ивашко 14 ноября 2014 в 13:04
Да :) Жду ответа.

Добрый день!



Для получения информации по размещению Отчетной Документации Вам необходимо:

1. На сайте Системы Экспертиз перейти на вкладку «Справка»

2. В выпадающем списке скачать файл «Instruktsiya RRK»



Данный файл является инструкцией по работе с отчетными материалами в Системе Экспертиз.

 1
Редактор Сергей Ивашко 14 ноября 2014 в 14:59
Евгения, так как технически картинку в комментарий вставить не получается, мы поставили ее в конце основного текста. Приятной работы!
 1
Евгения Пахомова 17 ноября 2014 в 04:14
спасибо большое!

Здравствуйте! При формировании "Аналитической справки" за какой-либо отчетный период, в графе "фактические расходы за отчетный период" можно ли представлять как фактические расходы следующее:

1) Заработная плата и страховые взносы начислены в отчетный период, но выплаты еще не были произведены;

2) Работы, выполненные соисполнителем, закрыты актом сдачи-приемки работ  в отчетный период, но расчет произведен в другой период.  

Показать ответы (0)
Скрыть ответы (0)